L'amministratore rimborsa i prelievi in contanti che non riesce a giustificare

Con sentenza n.150 resa dal Tribunale di Avellino, Seconda Sezione Civile, all'udienza del 28 gennaio 2026, è stata affermata la necessità che ogni prelievo in contanti dal conto condominiale sia supportato da adeguata giustificazione documentale: in difetto, l'amministratore è tenuto alla restituzione delle somme, anche se il prelievo potrebbe astrattamente collegarsi a pagamenti effettuati per conto del condominio.

L'amministratore è tenuto a svolgere l'incarico con la diligenza richiesta dalla natura dell'attività esercitata (art. 1176 c.c.) e nel rispetto delle regole del mandato (artt. 1710 e 1713 c.c.), oltre che degli obblighi specifici dettati dalla disciplina condominiale (artt. 1129, 1130 e 1130-bis c.c.). Tra tali obblighi rientra la convocazione dell'assemblea per l'approvazione del rendiconto entro centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio (art. 1130, n. 10, c.c.).

Ai sensi dell'art. 1130-bis c.c., il rendiconto condominiale deve consentire un'immediata verifica e si compone, in particolare, del registro di contabilità, del riepilogo finanziario e della nota sintetica esplicativa della gestione, con l'indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti. In caso di cessazione dell'incarico, l'amministratore è tenuto a consegnare la documentazione in suo possesso relativa alla gestione (art. 1129 c.c.).

La vicenda

La controversia è stata promossa dal condominio nei confronti della società che aveva svolto l'incarico di amministratore dal 2012 fino a settembre 2021. A seguito delle dimissioni e della consegna della documentazione al nuovo amministratore (comprensiva dei rendiconti 2017/2021), in assemblea sarebbero emerse numerose criticità e il condominio ha chiesto chiarimenti, rimasti senza riscontro, prima di procedere in sede giudiziale.

Le doglianze hanno riguardato, in sintesi, (i) la gestione e la rappresentazione contabile di entrate/uscite; (ii) l'omessa approvazione dei bilanci per più esercizi; (iii) il mancato pagamento dell'imposta di registro relativa a una sentenza e di fatture connesse alla manutenzione dell'ascensore, con conseguenti oneri accessori; (iv) prelievi in contanti dal conto corrente condominiale ritenuti non giustificati; (v) ulteriori voci di spesa contestate.

La decisione

Il Tribunale ha ritenuto le domande del condominio solo parzialmente fondate.

Quanto alla richiesta risarcitoria connessa alla presunta "eccedenza" dei debiti verso fornitori rispetto a quelli effettivi, il giudice ha escluso che il mero scostamento contabile potesse, di per sé, integrare un danno risarcibile, in mancanza di allegazione e prova di un concreto pregiudizio economico: "non risulta dunque né allegato né provato il concreto danno (...) in conseguenza della presunta contabilizzazione (...) di una esposizione debitoria (...) superiore a quella effettiva".

Sono state invece riconosciute le somme richieste per interessi/spese/competenze legali derivanti (a) dall'omesso pagamento dell'imposta di registro relativa alla sentenza e (b) dall'omesso pagamento delle fatture della manutenzione dell'ascensore, ritenendo l'inadempimento non giustificato.

In relazione alla difesa fondata sulla carenza di liquidità (morosità di alcuni partecipanti e difficoltà operative durante la pandemia), è stato precisato che tali circostanze non esoneravano dall'ordinaria gestione e, in particolare, dalla convocazione dell'assemblea per l'approvazione dei consuntivi: "In senso contrario non rileva quanto dedotto (...) relativamente alla mancanza di fondi in cassa (...) nulla ostava alla convocazione dell'assemblea per l'approvazione del consuntivo (...)".

È stato inoltre evidenziato che, per gli esercizi 2017/2018 e 2018/2019, i termini per l'approvazione erano comunque anteriori alla fase pandemica, e che per gli esercizi successivi restavano possibili riunioni in presenza nel rispetto delle misure di distanziamento o da remoto; viene altresì richiamata la sospensione dei termini di cui all'art. 63-bis L. 126/2020 (conv. D.L. 104/2020), ritenuta non decisiva nel caso concreto.

Sul piano restitutorio, il Tribunale ha riconosciuto il diritto del condominio a ottenere la restituzione di € 6.390,29, corrispondenti a prelievi in contanti eseguiti nell'esercizio 01/07/2017-30/06/2018. Pur a fronte della ricostruzione del CTU (che aveva ritenuto il prelievo "verosimilmente" destinato a pagamenti in contanti), il giudice ha ritenuto decisiva l'assenza di prova specifica sulla destinazione: "trattasi nella specie di esborsi (...) contestati (...) rimasti (...) privi di giustificazione non risultando in atti documentazione dalla quale possa evincersi a copertura di quali specifiche spese siano state impiegati".

Per contro, le ulteriori voci di spesa contestate (quantificate in citazione in € 3.469,41) sono state ritenute sufficientemente giustificate, trattandosi anche di rimborsi forfettari ragionevoli rispetto alle attività svolte e con chiarimenti offerti sulla natura degli "adempimenti fiscali". È stata inoltre esclusa la debenza della restituzione di ulteriori somme richieste in corso di causa (connesse alla differenza di cassa), poiché la relativa domanda risultava proposta tardivamente e, nel merito, la CTU aveva ricostruito l'impiego delle disponibilità, salvo scarti non significativi.

All'esito, è stata pronunciata condanna al pagamento in favore del condominio della somma complessiva di € 7.992,43 (somma dei tre importi riconosciuti: € 987,05 + € 615,09 + € 6.390,29).

I riferimenti giurisprudenziali e i collegamenti con la prassi

• La motivazione richiama Cass. civ. n. 24210/2019 in tema di tardiva denuncia del sinistro (artt. 1913 e 1915 c.c.), ribadendo che l'inadempimento va qualificato come doloso o colposo e che l'onere della prova (dolo o, in alternativa, pregiudizio da ritardo) grava sull'assicuratore.
• In materia di rendiconto, si conferma l'impostazione per cui i documenti contabili devono consentire una verifica immediata e assicurare trasparenza della gestione: Rendiconto senza nota esplicativa e impugnazione della delibera, Trib. Napoli Nord 11.5.2025 n. 1760.
• Quanto alla gestione di somme in contanti Pagamenti in contanti e obblighi di registrazione e tracciabilità, Trib. Napoli 3.2.2023 n. 1232.
• Sotto il profilo delle "gravi irregolarità" rilevanti per la revoca giudiziale, la casistica registra provvedimenti che valorizzano, tra gli indici sintomatici, anche prelievi in contanti e utilizzi anomali del conto condominiale (principi applicati in procedimenti diversi e con presupposti specifici): Revoca giudiziale e gestione anomala del conto corrente, Trib. Milano decreto 26.6.2025.
• Sul diritto di controllo dei partecipanti e sull'obbligo di cooperazione dell'amministratore, si segnala che l'inerzia rispetto all'ostensione documentale può integrare condotte valutabili come irregolarità gestionali (anche qui con presupposti procedurali propri): Diritto di accesso ai documenti e revoca dell'amministratore, decreto Trib. Palermo 27.11.2025.

Considerazioni conclusive

Contesto fattuale del caso. La restituzione dei prelievi in contanti è stata riconosciuta non perché sia vietata, in assoluto, l'operatività in contanti, ma perché — a fronte di una contestazione specifica — non risultava prodotta documentazione idonea a dimostrare quali spese determinate fossero state coperte mediante quelle somme: "(...) privi di giustificazione non risultando in atti documentazione dalla quale possa evincersi a copertura di quali specifiche spese siano state impiegati".

Fondamento del principio applicato. In termini sistematici, la conclusione si coordina con gli obblighi di corretta gestione e rendicontazione: l'amministratore, quale mandatario, deve rendere il conto e fornire riscontro della gestione (art. 1713 c.c.) e deve predisporre una contabilità intellegibile e verificabile (art. 1130-bis c.c.). Nel perimetro di tali obblighi, l'uso del conto condominiale e la tracciabilità dei flussi non sono meri adempimenti formali, ma strumenti di controllo e di prevenzione del contenzioso.

Quando la regola opera e quando può non operare. L'obbligo restitutorio, in casi analoghi, tende a emergere quando il prelievo (o l'esborso) resta privo di pezze giustificative e di collegamento verificabile a spese condominiali effettive. Diversamente, la pretesa restitutoria può non trovare accoglimento ove l'amministratore dimostri, con documenti attendibili e coerenti, la destinazione delle somme o la presenza di un assetto approvato che disciplini modalità operative e rimborsi (fermi i limiti inderogabili di legge in tema di trasparenza contabile).

Sul profilo "pandemia e morosità". È stato inoltre chiarito che le difficoltà operative invocate (morosità e restrizioni pandemiche) non erano, nel caso concreto, idonee a giustificare l'omesso compimento di atti gestori essenziali, a partire dalla convocazione dell'assemblea e dall'approvazione dei consuntivi, evidenziandosi l'assenza di impedimenti assoluti e il protrarsi dell'inerzia anche oltre la cessazione dello stato di emergenza.

Sotto il profilo assicurativo. È stata riconosciuta l'operatività della polizza di responsabilità civile professionale attivata dall'amministratore, sul presupposto che la contestazione riguardava condotte negligenti e non dolose o fraudolente. In punto di tardiva denuncia, viene ribadito che la perdita totale dell'indennizzo presuppone la dolosità del ritardo, mentre la riduzione richiede la prova del pregiudizio; in entrambe le ipotesi, l'onere probatorio grava sull'assicuratore, secondo il principio espresso da Cass. n. 24210/2019.

Tip operativo

In sede di nomina (o rinnovo) conviene inserire nella delibera una clausola di gestione "a flussi tracciabili", prevedendo che l'amministratore:

(i) non effettui prelievi di contante dal conto condominiale, salvo ipotesi eccezionali espressamente autorizzate e comunque rendicontate con pezze giustificative;
(ii) disponga i pagamenti ai fornitori tramite bonifico, evitando per quanto possibile pagamenti con assegni e, in particolare, l'uso di assegni in sostituzione dei bonifici;

Una previsione di questo tipo riduce il rischio di contestazioni sulla destinazione delle somme e facilita la verifica della contabilità da parte dei condomini (per un quadro sulle conseguenze dei rendiconti privi di chiarezza e tracciabilità dei movimenti si veda delibera che approva rendiconti senza chiarezza e tracciabilità).