Di seguito un quesito posto da un lettore: «Visto che: le assemblee regolari di condominio si fanno ogni 12 mesi circa; a volte in condominio bisogna prendere una decisione e non è possibile aspettare mesi per la prossima assemblea ordinaria; l'assemblea straordinaria risulta essere troppo per decidere un solo punto; ciò premesso: è possibile che l'amministratore di condominio riceva il consenso (o diniego) via PEC? Trattandosi di Posta Elettronica Certificata certifica l'identità in maniera totalmente legale e inoltre è veloce, economica e semplice. È possibile farlo? Sarebbe un mezzo legale per la legge?».
La domanda può essere efficacemente sintetizzata nel seguente modo: i condòmini possono decidere via PEC?
I condòmini possono decidere tramite PEC?
Senza giri di parole, la risposta al quesito è assolutamente negativa: i condòmini non possono deliberare tramite scambio di messaggi o email, anche qualora si trattasse di posta elettronica certificata che assicura sia l'identità del titolare dell'indirizzo che la corretta ricezione della corrispondenza.
L'unica modalità di partecipazione a distanza al consesso condominiale è quella in videoconferenza, introdotta nel 2020 all'ultimo comma dell'art. 66 disp. att. c.c.
Anche in questa circostanza, tuttavia, devono essere rispettate le consuete regole in tema di convocazione dell'assemblea, rappresentando la videoconferenza solo una modalità di partecipazione all'adunanza, la quale quindi si svolge secondo le norme ordinarie che prevedono il previo invio dell'avviso di convocazione contenente l'ordine del giorno nonché luogo, data e orario della riunione, sia in prima che in seconda convocazione.
Anche nel caso di assemblea in videoconferenza, il voto non potrebbe essere espresso tramite PEC ma solo partecipando - personalmente o per delega - tramite la piattaforma elettronica indicata nell'avviso di convocazione,
Dunque, non esiste altro luogo per deliberare diverso dall'assemblea regolarmente convocata dall'amministratore (o, in mancanza, dai condòmini promotori).
L'art. 66 disp. att. c.c. prevede la PEC solamente come modalità di trasmissione dell'avviso di convocazione, ovviamente verso coloro che ne sono in possesso.
Nemmeno il regolamento potrebbe prevedere diversamente, ad esempio facultando i condòmini a usare la posta elettronica certificata per decidere o votare: si tratterebbe infatti di una disposizione contraria a norma imperativa.
Nulla vieta, però, che tramite PEC si possano fare consultazioni informali tra condòmini e prendere accordi su questioni minori che poi verranno formalmente ratificate nella successiva assemblea.
È valida la decisione assunta dai condòmini mediante PEC?
L'eventuale decisione assunta dai condòmini tramite PEC sarebbe radicalmente nulla, essendo priva del requisito di forma tipico delle deliberazioni.
Secondo l'insegnamento delle Sezioni Unite (Cass., 14 aprile 2021, n. 9839), la deliberazione è nulla - tra le altre ipotesi - quando difetta di un requisito essenziale.
Nel caso della decisione assunta tramite PEC, essa è totalmente nulla - quindi inefficace sin dalla sua adozione - perché adottata senza le formalità tipiche dell'assemblea.
Peraltro, la decisione assunta via PEC presuppone che tutti i condòmini siano titolari di una casella di posta elettronica certificata: se anche solo uno di essi ne fosse privo, si darebbe luogo a un'esclusione del tutto intollerabile, causa anch'essa di invalidità della presunta delibera.
Si può votare in assemblea mediante PEC?
È del pari escluso il voto per corrispondenza o tramite PEC: l'unico modo di partecipare all'assemblea regolarmente costituita è quella di presenziare personalmente o per delega (ovvero tramite modalità di videoconferenza, ove consentito).
Le differenze tra assemblea ordinaria e straordinaria
Il quesito da cui il presente articolo ha preso l'abbrivo sorge dalla volontà condominiale di evitare la convocazione di assemblee straordinarie. Approfondiamo questo specifico aspetto.
Il fatto che l'adunanza si tenga in via ordinaria una volta all'anno per l'approvazione del rendiconto e la conferma dell'incarico dell'amministratore non impedisce di certo la convocazione di assemblee straordinarie ogniqualvolta ve ne sia bisogno, foss'anche per adottare una sola decisione.
La denominazione non deve ingannare: l'assemblea non è straordinaria perché occorre decidere su questioni urgenti oppure di straordinaria amministrazione, ma è tale soltanto perché non è ordinaria.
I casi di assemblea ordinaria sono indicati dall'art. 1135, primo comma, c.c., e riguardano:
- la conferma dell'amministratore e l'eventuale sua retribuzione;
- l'approvazione del preventivo delle spese occorrenti durante l'anno e alla relativa ripartizione tra i condomini;
- l'approvazione del rendiconto annuale dell'amministratore e l'impiego del residuo attivo della gestione;
- le opere di manutenzione straordinaria e le innovazioni, costituendo obbligatoriamente un fondo speciale di importo pari all'ammontare dei lavori.
Tutto ciò che non rientra in questo elenco può formare oggetto di un'assemblea straordinaria, la cui convocazione è rimessa all'amministratore quando lo ritiene necessario oppure quando ne è fatta richiesta da almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio (art. 66 disp. att. c.c.).
A dispetto del nome, dunque, l'assemblea straordinaria ha davvero poco di "straordinario", cioè di eccezionale, atteso che va convocata alla stessa stregua di quella ordinaria e, al suo interno, si rispettano le medesime regole e le identiche maggioranze.
Dunque, nulla vieta che i condòmini possano riunirsi in via straordinaria per decidere su questioni ordinarie e non urgenti.
Ciò, tuttavia, avviene raramente in ragione dell'architettura normativa predisposta dall'ordinamento in tema di condominio: per evitare l'appesantimento della gestione, il codice civile (art. 1130) conferisce all'amministratore il potere di adottare autonomamente - quindi senza il previo assenso dei condòmini - sia le decisioni inerenti all'ordinaria manutenzione dell'edificio sia quelle straordinarie e urgenti per le quali non è possibile attendere la regolare convocazione assembleare (art. 1135, secondo comma, c.c.).
È dunque chiaro che restano al di fuori di tale cornice solamente le decisioni inerenti alla manutenzione straordinaria non urgente, rimesse alla competenza esclusiva dell'assemblea (straordinaria).
Come detto, però, nulla vieta che l'amministratore - ad esempio perché particolarmente zelante o timoroso - decida di sottoporre all'assemblea anche le decisioni che potrebbe assumere autonomamente.
È ciò che accade, ad esempio, allorquando l'assemblea (straordinaria) sia convocata per informare i condòmini dell'atto di citazione con cui la compagine è stata convenuta in giudizio: sebbene il codice civile conferisca all'amministratore la possibilità di nominare un avvocato per la tutela delle ragioni del condominio (Trib.
Santa Maria Capua Vetere, 27 settembre 2024, n. 3502), la scelta è solitamente rimessa al voto assembleare per evitare future contestazioni.
