I documenti condominiali devono essere custoditi dall'amministratore e trasmessi, con il così detto passaggio di consegne, al suo successore.
In caso di perdurante ritardo nel passaggio della documentazione, l'amministratore in carica può agire contro quello uscente per ottenere quanto dovuto, se del caso anche con un'azione d'urgenza.
Sulla base di queste premesse che svilupperemo in seguito, leggiamo il quesito del nostro lettore:
"Ciao amici di Condominioweb! Ho una domanda per voi. Vorrei sapere se è passibile di denuncia l'amministratore che non richiede, anche attraverso Tribunale, al precedente amministratore che gli vengano consegnati tutti i documenti degli ultimi 10 anni, ma faccia approvare a maggioranza un o.d.g. nel quale gli astanti ritengono di non avere interesse per i documenti non "trasmessi".
A mio parere, trattandosi di documenti del condominio, dovrebbe essere approvato all'unanimità di tutti i membri della compagine! Cosa fare?"
Al di là della denuncia, rispetto alla quale andrebbe indagata con attenzione la condotta che, a prima vista non ci pare di rilevanza penale, c'è da valutare la posizione dell'amministratore in carica dal punto di vista civile e le prerogative dell'assemblea rispetto alle decisioni da assumere in merito alla trasmissione. Entriamo nel dettaglio.
Passaggio di consegne, obbligo, oggetto e modi della consegna
L'art. 1129, ottavo comma, c.c. recita: "alla cessazione dell'incarico l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi."
Prima dell'approvazione questa norma, in consonanza con la riconduzione dell'incarico di amministratore nell'alveo del contratto di mandato, si faceva riferimento alla regola generale inerente a quel contratto, per la quale il mandatario deve rimettere al mandante tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato.
La disposizione è dettata con riferimento all'obbligo di rendiconto nel mandato, ma si riteneva rappresentasse anche l'addentellato per giustificare l'obbligazione in capo all'amministratore uscente.
In sostanza chi non ha più la gestione di un condominio deve consegnare le cose che a questo ineriscono al suo successore. In una pronuncia riguardante l'organizzazione materiale del passaggio di consegne, è stato affermato che le parti si possono valutare anche la scansione temporale con la quale provvedere alla consegna della documentazione.
Così, ad esempio, per passaggi di consegne molto voluminosi è possibile prevedere più sessioni (si veda in tal senso, Trib. Firenze ord. 26 settembre 2017).
Azione giudiziale per il passaggio di consegne
Individuate la fonte legale dell'obbligo del passaggio delle consegne, è utile comprendere, anche ai fini della questione postaci dal nostro lettore, che cosa deve fare l'amministratore in carica per avere la documentazione e le cose riguardanti il condominio.
Innanzitutto, va specificato che se l'amministratore uscente ha l'obbligo di consegnare la documentazione, quello in carica, che è il rappresentante della controparte di questo specifico rapporto, deve attivarsi affinché vi sia adempimento.
Tale obbligo di attivazione può essere prefigurato in questo modo: richiesta informale, richiesta formale, intimazione ad adempiere, azione giudiziale.
L'azione giudiziale più appropriata per casi del genere è quella del ricorso per decreto ingiuntivo per la consegna di cose. Residua la possibilità di azione d'urgenza, ove ne sussistano i presupposti.
Tanto con il decreto ingiuntivo, tanto con il provvedimento d'urgenza, se richiesto dalla parte istante, il giudice può stabilire una misura di coercizione indiretta ex art. 614-bis c.p.c., che può portare al pagamento di somme di denaro per il ritardo nell'obbligo di consegna della documentazione.
Documenti non trasmessi, quale la loro sorte?
Chiariti questi aspetti, è possibile sviluppare le seguenti considerazioni.
Premessa: i documenti inerenti al condominio sono di proprietà di tutti i condòmini e l'amministratore in carica ne deve curare la tenuta e la riconsegna.
Ciò posto, non può tralasciarsi che l'assemblea è l'organismo sovrano del condominio, cioè il soggetto deputato a prendere decisioni anche di indirizzo dell'attività dell'amministratore con i limiti della competenza ad assumere quella decisione e dell'eccesso di potere.
Per portare un esempio: l'assemblea non può decidere se un bene è condominiale oppure no, se su un bene possa essere riconosciuta o meno una servitù. Questo perché l'assemblea è organismo gestorio, non soggetto proprietario titolare di quei diritti.
Un discorso non molto differente può essere svolto per i documenti condominiali che, al pari delle altre cose comuni, sono soggetti alla gestione da parte dell'assemblea e nell'altro.
In questo contesto s'inquadra la possibilità per l'assemblea di lasciar i documenti al predecessore. Bisogna innanzitutto comprendere di che documenti si tratta.
Se sono copie di documenti comunque reperibili è un conto: si pensi alle fatture delle imprese, magari scaricabili dai siti web delle medesime, o alla rendicontazione periodica bancaria, chiedibile all'istituto di credito.
In questo caso, previa verifica dell'effettiva reperibilità in tali modi, l'assemblea può dispensare l'amministratore dall'azione giudiziale. Si tratta di una valutazione di convenienza ed efficienza.
Diverso il caso di tutta quella documentazione condominiale che per sua natura è di difficile ricostruzione. Si pensi al registro di verbali, all'originale del regolamento condominiale sul quale sono annotate le modifiche, alle pratiche edilizie anche con riferimento alla documentazione fiscale, ecc.
In questo caso l'assemblea non ha competenza a decidere la rinuncia alla consegna e ogni eventuale decisione in tal senso sarebbe radicalmente nulla.
Conseguenza per l'amministratore che si trinceri dietro quella decisione per non agire in giudizio è la responsabilità anche economica nel caso da quell'inerzia dipendessero danni per il condominio. I condòmini contrari, pertanto, potranno iniziare le più opportune azioni legali da valutarsi con l'assistenza di un legale di fiducia.
