Il rapporto di mandato che lega l'amministratore al condominio viene regolato dalle norme dettate dagli artt. 1703 ss. c.c., applicabili, in quanto compatibili.
Tra queste norme vi è anche quella, contenuta nell'art. 1713 c.c, relativa all'obbligo gravante sul mandatario di rendere al mandante conto del suo operato. In tale obbligo, ritroviamo il diritto dei condomini a prendere visione della documentazione condominiale e della gestione che l'amministrazione svolge sull'immobile, esercitando anche quel potere di controllo che è proprio del mandante.
Potere di controllo che trova il suo limite nel principio di buon andamento dell'azione amministrativa. L'interesse del singolo condomino alla buona amministrazione del Condominio non può essere di ostacolo all'attività di amministrazione stessa distogliendo il responsabile dalle proprie funzioni per assecondare richieste reiterate e non finalizzate a soddisfare autentiche esigenze informative.
La decisione espressa con l'ordinanza ex art. 702 - ter, comma V, del Tribunale di Roma del 22 dicembre 2020, allegata e dalla quale oggi si prende spunto ha precisato i limiti del condòmino nell'esercizio del suo potere di controllo nei confronti dell'incaricato amministratore.
L'obbligo di informazione in capo all'amministratore (art. 1129 c.c.)
L'amministratore deve conservare qualsiasi documento per attestare il corretto funzionamento e la sana gestione del complesso condominiale.
Ed esempio: gli estratti conto bancari, il rendiconto preventivo e consuntivo, i documenti giustificativi delle spese, le polizze assicurative del fabbricato, contratti con le ditte dei lavori, dall'anagrafe condominiale ai registri con i verbali delle delibere assembleari, dalla contabilità ai registri di nomina e revoca degli amministratori, i contratti di mutuo o finanziamento e tutto ciò che si riferisce alla gestione e allo stato tecnico-amministrativo del fabbricato.
La conservazione e la custodia di tali documenti spetta all'amministratore per 10 anni dalla data della relativa creazione. L'incartamento, cosi conservato, dovrà essere consegnato al suo successore o al delegato dall'assemblea nel momento in cui l'amministratore decade o viene revocato.
La riforma del condominio, ha novato l'obbligo di informazione già esistente in capo all'amministratore (art. 1129 c.c.) e cioè onerandolo di comunicare ai condomini sin dall'inizio del suo mandato quando e dove è possibile consultare la documentazione condominiale.
Precisiamo, tuttavia, che l'amministratore assolve al proprio obbligo d'informazione, per quanto attiene alla rendicontazione, attraverso la redazione della contabilità sulla base delle specifiche indicazioni ex art. 1130-bis c.c., con la comunicazione degli elaborati contabili (rendiconto consuntivo e bilancio preventivo) all'assemblea annua dei condomini come previsto dell'articolo 1130 c.c.n° 10). "Redige il rendiconto condominiale annuale alla gestione e convoca l'assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni".
L'amministratore, in ogni caso, deve permettere, gratuitamente, ai condomini che ne facciano richiesta, ex art. 1129 c.c. comma 2), la consultazione dei registri condominiali di cui all'articolo 1130 c.c. comma 6) e 7) (ovverosia i registri anagrafico, verbali, nomina e revoca dell'amministratore e di contabilità) e di estrarre copia dei documenti custoditi - con prevista sottoscrizione dell'Amministratore (a modo di attestazione di conformità al documento autentico) - previo rimborso della spesa.
L'obbligo informativo, in particolare, include anche il fornire ai condomini richiedenti copia della scheda di conto corrente ex art. 1129 c.c. comma 7): "L'Amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell'Amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica".
Modalità e limiti del diritto all'accesso agli atti condominiali
Nondimeno, la Giurisprudenza, pur sancendo il diritto di ciascun condomino a ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea) e senza l'onere di specificare le ragioni della richiesta ha individuato per l'esercizio del potere di controllo che è in capo a ciascun condomino, tre limiti fondamentali: il primo esprime l'esigenza che l'esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione; il secondo incardina il principio che l'esercizio del potere del singolo condomino o mandante non sia contrario ai principi di correttezza e buona fede; il terzo e non memo importante limite esige che detto potere non si risolva in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti.
L'amministratore può dunque rifiutare di far visionare la documentazione al condomino richiedente laddove la pretesa infranga i summenzionati limiti.
Documentazione sul sito internet del condominio
Il legislatore riformando la materia nel 2012 ha inoltre indicato l'opportunità ai condomini di sfruttare i moderni strumenti informatici che la rete ci offre per migliorare la comunicazione e l'organizzazione della compagine condominiale.
Ai sensi del neo-introdotto articolo 71 ter disp. att. c.c., l'assemblea condominiale può deliberare l'attivazione di un sito internet condominiale.
La maggioranza richiesta per una tale deliberazione è quella prevista dal secondo comma dell'art. 1136 c.c., e dunque la maggioranza degli intervenuti e la metà del valore dell'edificio, sia in prima che in seconda convocazione.
L'art. 71-ter delle disposizioni attuative del codice civile, il quale dispone che: "Su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell'articolo 1136 del codice, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condòmini".
La delibera stessa indicherà quali sono i documenti che andranno inseriti sullo stesso; sarà pertanto tutta la documentazione che viene ritenuta utile a soddisfare la duplice esigenza di trasparenza e di conservazione degli atti condominiali.
L'amministratore, quindi, in caso di delibera che approva l'adozione del sito web del condominio è obbligato, per via del rapporto contrattuale di mandato che lo lega al condominio, a dare seguito alla delibera assembleare nel limite delle proprie attribuzioni consentendo il diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti informatici.
