La trasposizione nel verbale dell'assemblea condominiale della delibera assunta in sede di riunione è requisito di validità della decisione medesima.
La delibera orale è nulla (cf. Cass. SS.UU. n. 9849/2021): la forma scritta è quindi forma prevista ad substantiam ai fini della regolarità delle decisioni assembleari.
Il verbale formato in sede assembleare deve essere successivamente comunicato ai condòmini assenti. Tale comunicazione è fondamentale ai fini del decorso dei termini inerenti all'impugnazione della delibera.
In questo contesto, un nostro lettore, ci scrive e domanda: "Buonasera, ho bisogno di un chiarimento: amministro un condominio con sedici partecipanti. Tutti quanti insieme mi hanno detto che da allora in poi devo comunicargli il verbale in formato pdf inviandolo a mezzo email per evitare i costi della raccomandata. La richiesta è stata messa per iscritto e tutti l'hanno firmata.
Mi chiedo: ma in questo modo, io come posso provare che i condòmini hanno ricevuto il verbale? Grazie, vi seguo da sempre siete utilissimi"
Grazie al nostro lettore, prima d'ogni cosa. Ci auguriamo di soddisfare l'aspettativa anche in questa occasione.
Verbale di assemblea condominiale, termini d'impugnazione
Partiamo dalla questione della tempistica dell'invio: al riguardo, per sviluppare il ragionamento al fine di giungere alla risposta al quesito postoci dal lettore, è utile rammentare che ai sensi dell'art. 1137, secondo comma, c.c. "contro le deliberazioni contrarie alla legge o al regolamento di condominio ogni condomino assente, dissenziente o astenuto può adire l'autorità giudiziaria chiedendone l'annullamento nel termine perentorio di trenta giorni, che decorre dalla data della deliberazione per i dissenzienti o astenuti e dalla data di comunicazione della deliberazione per gli assenti".
Comunicare il verbale, dunque, serve a consentire a chi non ha partecipato all'assemblea di conoscere la delibera e se ritiene (aggiungiamo, ricorrendone i presupposti) attivare la composita procedura d'impugnazione che deve essere preceduta necessariamente dal tentativo di conciliazione, salvo il diritto di agire in giudizio in via cautelare ai fini di ottenere la sospensione della delibera.
Il termine di decadenza previsto ai fini dell'attivazione della procedura d'impugnazione è di trenta giorni decorrenti dalla comunicazione del verbale.
Quanto al concetto di comunicazione, è utile richiamare quell'orientamento giurisprudenziale, pacifico, espresso in relazione all'invio dell'avviso di convocazione, valevole senza dubbi anche con riferimento alla spedizione del verbale.
Sull'argomento, si diceva, è stato affermato che "la presunzione di conoscenza ex art. 1335 c.c. degli atti ricettizi in forma scritta giunti all'indirizzo del destinatario opera per il solo fatto oggettivo dell'arrivo dell'atto nel luogo indicato dalla norma, salvo la prova da parte del destinatario medesimo, dell'impossibilità di acquisire in concreto detta conoscenza per un evento estraneo alla sua volontà; il mittente non è tenuto a provare tale conoscenza essendo sufficiente che dimostri l'avvenuto recapito della dichiarazione all'indirizzo del destinatario" (Cass. 29 aprile 1999 n. 4352).
Tanto premesso, può affermarsi senza timore di smentita che il decoro del termine per l'impugnazione avviene a seguito della ricezione del verbale. Va rammentata, al riguardo, l'esistenza di quell'orientamento giurisprudenziale secondo il quale la notifica del verbale non si perfeziona al momento dell'immissione nella cassetta postale dell'avviso di giacenza, ma all'atto del ritiro del plico presso la posta, ovvero, in caso di ritardo, dal decimo giorno successivo all'immissione dell'avviso in cassetta, come per gli atti giudiziari (Cass. 14 dicembre 2016 n. 25791).
Verbale di assemblea, tempi d'invio
Svolte queste considerazioni ai fini dell'attribuzione della dovuta importanza all'adempimento della comunicazione del verbale, è utile sottolineare che la legge non impone alcun termine entro cui inviare tale documento. Unica eccezione: la presenza di una specifica indicazione contenuta nel regolamento condominiale ovvero prevedere in ogni singolo verbale il termine del suo invio.
Nel primo caso la sua mancata osservanza potrebbe portare ad una richiesta di revoca giudiziale dell'amministratore di condominio per gravi irregolarità nella gestione, allorquando tale comportamento sia foriero di disfunzioni gestionali.
Stesso discorso nella seconda ipotesi in quanto l'invio nei tempi prescritti rappresenterebbe parte integrante delle modalità di esecuzione delle delibere assembleari (sulla mancata esecuzione delle delibere assembleari, cfr. artt. 1129, dodicesimo comma n. 2, c.c.).
Ad ogni buon conto pare evidente che sia interesse di tutti gli amministratori comunicare il verbale tempestivamente.
Verbale di assemblea, modalità di invio: è preferibile la tracciabilità
Tanto premesso è evidente che un elemento fondamentale per l'amministratore e per il condominio è poter essere in grado di dimostrare quando il verbale è stato ricevuto perché la mancata prova di ciò rende difficile, se non impossibile, contestare la tardiva impugnazione della delibera.
È vero che l'art. 1137 c.c. è norma inderogabile anche dai regolamenti contrattuali (art. 1138, quarto comma, c.c.), ma è altrettanto corrispondente al vero il fatto che la norma non preveda le modalità di comunicazione del verbale (come è stabilito, ad esempio, dall'art. 66 disp. att. c.c. per l'avviso di convocazione).
Come rispondere, allora, al nostro lettore?
Ad avviso di chi scrive, egli potrà accettare la richiesta dei condòmini, la quale nella sostanza ha valore di clausola contrattuale, ma specificando che tutti sono tenuti a dare risposta scritta della ricezione dell'email e verbale allegato e che in mancanza si provvederà all'invio del medesimo per raccomandata.
